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Publiée le mar 08/06/2021 - 08:43

Partir en mission

Vous demandez la prise en charge d’une mission dans le cadre de vos activités de recherche. Quelle est la marche à suivre ?

À noter : pour un voyage à l’étranger hors UE et dans les DOM-TOM, les réservations sont conditionnées par l'avis du Fonctionnaire Sécurité Défense (FSD) et pour l'étranger, par la validation de l’Autorisation d’Absence à l’Étranger (AAE) dont le délai de traitement est de 3 à 4 semaines. Veillez donc à anticiper votre demande (voir plus bas).

Membres titulaires et émérites

Toute mission doit faire l’objet d’une demande d’OM (ordre de mission) et le cas échéant d’une AAE (autorisation d’absence à l’étranger), qui doivent d’abord être visées par la direction du laboratoire. Les documents à compléter sont téléchargeables ici : https://allsh.univ-amu.fr/maison-recherche/services

Les frais de transport et d’hébergement afférents sont pris en charge avec un montant plafonné selon la destination (en France ou hors de France).

  • demander l’accord de la directrice du CIELAM, avec copie à la personne chargée de la gestion financière : présenter brièvement l’objet de la mission (intervention dans un colloque…) en joignant un justificatif (lien vers le programme du colloque…) et en précisant quels frais sont ou non pris en charge par les organisateurs (joindre éventuellement leur courriel). Cette procédure est également valable en cas de demande d'OM sans frais (OMSF).
  • Joindre la demande remplie d’OM et le cas échéant d’AAE (pensez à renommer les fichiers en plaçant votre nom en premier ! et si besoin avec une date abrégée : vos documents ne sont pas les seuls que vos destinataires ont à traiter) ;
  • une fois l’accord confirmé, préciser auprès de la personne en gestion ses souhaits de réservation (train / avion, dates, horaires, tarifs…).

Doctorantes et doctorants

Dans le cadre de la préparation de votre thèse, vous pouvez solliciter une prise en charge pour : présenter une communication lors d’une manifestation scientifique ; consulter un fonds documentaire ; réaliser des entretiens… La procédure est identique, mais vous devez au préalable vous assurer de l’accord de votre directrice ou directeur de thèse, puis mettre son adresse en copie de votre demande d’accord à la directrice du CIELAM.

Rappel : L’Ecole doctorale aide les unités de recherche à soutenir les mobilités des doctorantes et doctorants, mais ce sont les unités de recherche qui gèrent et financent directement ces missions.

Procédure et demande d’autorisation d’absence à l’étranger

Afin de donner une impulsion supplémentaire aux activités de formation et de recherche, et en tenant compte de la stratégie nationale de réouverture des frontières, la Gouvernance d’AMU a décidé de redonner la possibilité aux personnels et aux étudiants de se déplacer à l’international.
Dès le mercredi 30 juin 2021, il est de nouveau possible d’effectuer une mission ou une mobilité étudiante sur les zones géographiques comme suit :

  • France métropolitaine ;
  • DOM-TOM avec avis du FSD ;
  • Espace européen ;
  • reste du monde avec avis FSD.

Il persiste évidemment des zones de risques sanitaires et/ou sécuritaires importantes, c’est pourquoi l’avis du FSD reste impératif pour les DOM-TOM et en dehors de l’Espace européen. Quant aux demandes d’autorisation de déplacement à l’étranger (AAE), elles doivent être validées :

  • au sein de l’Union européenne (UE) par 3 niveaux : Laboratoire, composante, DRH ;
  • hors UE par 5 niveaux : Laboratoire, composante, DRH, FSD,  Président.

AmuVoyage Pro ne procède à aucune réservation sans le retour de l’AAE validée. Le délai de 3 semaines de traitement pour une demande doit dorénavant être entendu comme le délai avant la réservation des billets (transport et hôtel) et non avant le départ, car procédures et réservations ne peuvent plus se dérouler en parallèle.
Il est donc très important que la ou le missionnaire envoie la demande d’autorisation d’absence à l’étranger (AAE) le plus rapidement possible, notamment dans le cas d'un déplacement hors UE, la signature du Président étant requise.

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